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Points for promoting digital management

文書・資料の
デジタル管理促進の
ポイント

テレワークの進展によってMicrosoftやGoogleのようなクラウド主体 型のサービスに文書管理を委ねている企業も増えています。しかし、例えばMicrosoftのサービス規約には「全てのオンラインサービスは時折中断が発生し、データの損失については一切責任を負わない」と記載されています。一時的にでもアクセスができなくなった場合、業務自体が遅滞し、新たな損失を生む可能性も考えられます。安全安定的な業務遂行のためのリスク回避を自ら準備するのもデジタル管理のポイントのひとつです。(Microsoft自身も「定期的にバックアップするか、第三者のアプリおよびサービスを使用して保存することをお勧めします」と、記しています。)

文書保存はクラウド?NASサーバー?それとも・・・

運用管理の手間がなく、どこからでも利用できるクラウド。社内ネットワークに接続されているのでアクセスがスピーディなNAS。どちらも万能というわけでなく、両者にはそれぞれメリットとデメリットがあります。結論から言うと、クラウド化を進めながら、NASを併用し相互にバックアップするのが、最も効率的かつ安全な利用方法だと考えられます。デバイスやアプリケーションは、不具合の発生する可能性を0%にすることは不可能です。利便性を高めるデジタル化ですが、新しいリスクも発生します。そこに対応する普段からのマネジメントが必要です。

NASとクラウド比較 NAS(Network Attached Storage) クラウドサービス(オンラインストレージ)
保存方法 社内LAN内に複数のHDDを設置しファイル保存 インターネットを通じて外部サーバーにファイルを保存
初期費用 初期設置コストがかかる、ランニングコスト不要 月額料金での利用、ランニングコストがかかる
維持管理 サーバー管理が必要 不要
セキュリティ LAN内に限れば、安全 不正アクセスの可能性
アクセスのスピード 速い(社内LAN使用時) 回線渋滞などで遅くなる場合がある
トラブル対応 HDDの経年劣化、社内対応の必要 運営会社の対応

2022年スタートの電子帳簿改正法が
デジタル管理を加速させる

2022年1月、電子帳簿保存法が改正されました。事業規模にかかわらず企業はもちろん、個人事業主もその対象です。電子取引で行われた国 税に関係する書類の保存は「電子保存」が義務です。例えばFAXで受け取った請求書も、複合機でデータ保存すると電子取引とみなされます。Eコマースで購入した備品の領収書も電子取引の書類になります。ポイントは「電子は電子で、紙は紙か電子で」保存すると言うこと。加えて「真実性の確保」や「可視性の確保」を求められています。留意が必要なのは、スキャンして保存の場合にタイムスタンプによる第三者からの信頼性の確保が求められていること。これらの対応には、専門家に相談する必要があるでしょう。
*2021年12月、電子取引データの電子保存は、2年間の猶予が設けられました。

2023年10月から導入される仕入税額控除制度(「インボイス制度」) は、現状保存義務のない3万円以下の領収書を含む、全ての領収書の保 存を求めています。紙ベースで少額取引の領収書を全て保存するとなる と手間とスペースがかかり、非現実的です。スキャナーを用い、ひとつ ひとつ処理していく必要があります。事務的作業のワークフローを電子 化し、申請から保存まで一貫した仕組みの準備も必要でしょう。

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